En muchos cursos de habilidades directivas se habla sobre la importancia de la gestión de agenda. Y tienen razón: aprender a optimizar nuestro tiempo al máximo es vital para evitar el estrés y que se nos amontonen las tareas a realizar.

Reconozco que no es una tarea sencilla, ni mucho menos agradable. A cualquier directivo se le ponen los pelos de punta tan solo con pensar en que tiene que optimizar su tiempo. En el mejor de los casos, los objetivos marcados en agenda se convierten en “buenos propósitos” que muy pocas veces llegan a cumplirse.

¿Cómo podemos solucionarlo? Organización y autodisciplina son las claves. Y, teniendo en cuenta que pocos de nosotros tenemos de forma natural estas habilidades, yo diría que el punto principal es la perseverancia. No importa si no lo consigue las primeras veces, usted debe seguir intentándolo hasta que hacerlo le resulte de forma natural.

Organice una tabla en Excel con sus tareas principales (las que verdaderamente sirvan para algo constructivo), el resto pueden ser consideradas tareas secundarias, que se pueden ir haciendo conforme se vaya teniendo margen de tiempo. Algo tan simple como pensar en qué es verdaderamente importante y qué no, ayuda muchísimo a trabajar mejor.

También existe una gran cantidad de “ladrones de tiempo” que usted debe evitar. Los más importantes quizá sean atender el teléfono, consultar nuestra lista de emails y atender las redes sociales. La mayoría de estas tareas pueden hacerse en “tandas” de trabajo a horas preestablecidas.

Por lo general, personalmente, me gusta atender estas tareas hacia finales de la mañana (a partir de las 13 horas) y a finales de la tarde (a las 19 horas), es cuando uno ya debería haber puesto en orden todos sus asuntos del día, y sirve como tránsito para desconectar del trabajo. Además, puede servir para organizar la agenda del día siguiente

Empecemos por el teléfono, es importante que haga saber a sus clientes, jefes, colaboradores… que generalmente está ocupado y que, prefiere que si deben comunicarle algo lo hagan a través del correo electrónico. No obstante, si algo es extremadamente urgente pueden usar el teléfono. He aquí un correo que puedes mandar a todos tus contactos para que sepan tu nueva metodología de trabajo.

Estimados compañeros:

Debido al gran volumen de trabajo que tengo actualmente, estoy contestando al correo dos veces al día, a las 13 y a las 19 horas (hora española).

Si necesitas hablar conmigo con urgencia (por favor, valora si realmente es urgente), y no puedes esperar hasta esas horas, no dudes en llamarme a mi número de móvil.

Gracias por comprender este cambio, con el que busco ser más eficiente y más eficaz. Así podré atenderte mejor.

Un saludo cordial,

Puedes programar un correo automático de respuesta para todos los correos que vayan entrando. Personalmente, lo uso en mi propia cuenta de correo y, contestando un máximo de 48 horas después, jamás he recibido una queja. Acabamos de quitarnos uno de los consumidores de tiempo más importantes.

Sin perder de vista estas directrices, vamos a conseguir una increíble productividad, ya que hemos relegado las tareas más importantes a las horas más productivas, dejando las tareas secundarias y los “ladrones de tiempo” para nuestros ratos más descansados. Pruébelo, notará como el estrés se diluye…

Jorge Ignacio Mata Arribas – Gerente de JMA Asesores – www.jma-asesores.com

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