Antes de empezar a contarle cómo organizar un evento exitoso, asumo plenamente que usted cuenta con una marca sólida y atractiva a sus espaldas. Si, este no es su caso, le aconsejo que, antes de embarcarse en la organización de un evento, se esfuerce en conseguir que su marca sea conocida y aceptada. Le facilitará las cosas.
¿Cómo conseguir que mis eventos sirvan adecuadamente a mi estrategia de comunicación? Como en casi todo en el mundo de los negocios, no hay “recetas mágicas” que garanticen el éxito, no obstante, sí que podemos darle algunas indicaciones y directrices para que su futuro evento sea un éxito.
Para empezar… ¿qué queremos conseguir? Obviamente no será lo mismo un evento que persiga presentar nuestra marca en un nuevo mercado (por ejemplo, en la apertura de una delegación), que un evento destinado a fines benéficos en el que colaboremos como forma de potenciar nuestra imagen de empresa socialmente responsable.
Existen muchos tipos diferentes de eventos, cada uno con un protocolo y unas prácticas de actuación algo diferentes. Por eso, lo más importante es conocer qué queremos conseguir organizando un evento. Una vez lo sepamos, ha llegado la hora de diseñarlo, organizarlo y, finalmente, promocionarlo.
Es conveniente tener en cuenta algunas directrices a la hora de diseñar nuestro evento:
- Debe ser coherente con nuestra imagen de marca: Pocas cosas hay más penosas que meter nuestra marca “con calzador” en un evento. Sea coherente consigo mismo, y potencie aquellos aspectos de su negocio en los que sabe que tiene una ventaja competitiva. Saldrá ganando.
- Debe ser atractivo para nuestro público objetivo: El evento debe aportar un valor añadido a sus asistentes, al fin y al cabo, continuamente se están celebrando eventos a nuestro alrededor. ¿Por qué debería asistir la gente a su evento y no al de un competidor? Plantearse estas cuestiones es asegurar el éxito.
- Debe haber un componente “social” en su evento: Los eventos de corte comercial son, cada vez, menos frecuentes. Hoy en día, la gente quiere que las empresas aporten su parte al bienestar de la sociedad. Afortunadamente, no todos sus competidores pensaran de la misma forma, por lo que tiene la oportunidad de obtener una ventaja respecto a ellos.
- Planifique con cuidado y no escatime gastos: Un evento es una inversión, por favor, no escatime gastos. Es preferible esperar y hacer un evento atractivo, que hacerlo ahora y de mala forma. Tenga en cuenta que, el evento va a ser un impacto de comunicación sobre su empresa en muchas personas a la vez. Procure que, este impacto sea lo más positivo posible.
- Intente crear una “continuidad” en sus eventos: Cuando usted planifica un anuncio publicitario, no lo emite una sola vez ¿verdad? Los eventos son exactamente iguales, si consigue crear una continuidad, conseguirá atraer a un público objetivo mayor que, a su vez, hablará mejor de usted.
Dejando claras estas directrices, llega el momento de buscar un lugar donde celebrar el evento. ¿Cómo puedo saber qué sitio es el más adecuado? En primer lugar, eligiendo un sitio lo suficientemente grande como para dar cabida al máximo número de personas posibles. Esto depende mucho del evento que queramos organizar, y de nuestro presupuesto. Sea razonable. En muchos casos, importa más la calidad del impacto que la cantidad.
Procure igualmente, elegir un sitio accesible y con buenas comunicaciones, porque si lo hacemos en un lugar lejano o con malas comunicaciones, corremos el peligro de que los invitados tengan “pereza” de ir hasta allí y nadie acuda al evento.
Por mi parte, le recomiendo antes que nada, hablar con asociaciones o instituciones públicas que se muevan por su sector de interés. Tenga en cuenta que, ellas son las primeras interesadas en celebrar eventos interesantes para ayudar a difundir su labor diaria. Para ello les pagan. En muchos casos, celebrar un evento a través de las instalaciones públicas es un buen método para ahorrar costes.
Existen muchas formas de difusión de eventos, todo dependerá de su creatividad, presupuesto e implicación con el evento. Las redes sociales han revolucionado este concepto, al dar una poderosa herramienta de difusión a todo tipo de eventos interesantes. En contra de lo comúnmente idealizado, promocionar un evento no es tan caro como se piensa.
Por último, tenga muy presente la imagen que quiere dar a sus invitados. Invite a expertos para dar conferencias, fomente los coloquios, las visitas guiadas y, en general, prepare abundantes muestras publicitarias de nuestra empresa (productos muestra, dossieres publicitarios, dípticos, stands…). En definitiva, todo aquello que le ayude a generar una buena imagen en la mente de sus invitados.
Le recomiendo que, si es su primera vez, contrate los servicios de un experto consultor de comunicación que le ayudará con toda la problemática de la creación de eventos. Una vez más, no se fije tanto en el aspecto económico, mire más allá y analice los beneficios a largo plazo que este tipo de acciones puede darle. Quizá entonces decida, que invertir lo necesario para crear una política de relaciones públicas sólida, merece mucho la pena.
Jorge Ignacio Mata Arribas – Gerente de JMA Asesores – www.jma-asesores.com
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