Nuevas fórmulas para la organización de eventos

Nuevas fórmulas para la organización de eventos

Las relaciones públicas eran las reinas absolutas del marketing antes de la llegada de las redes sociales. Y, paradójicamente, desde la aparición del Social Media, la reducción en los presupuestos en relaciones públicas ha sido abrumador. Digo paradójico porque me parece que la sinergia de las RRPP con las redes sociales es una combinación ganadora.

La única conclusión medianamente razonable que encuentro es que las empresas han empezado a considerar a las RRPP como unas derrochadoras de su presupuesto anual de marketing, por lo que, al ver una oportunidad más económica como las redes sociales muchas ni se lo han pensado.

Lo cierto es que, durante mucho tiempo, las RRPP han consumido unos recursos, a mi juicio, excesivos que las han hecho feudo tradicional de las grandes empresas en detrimento de las innumerables ventajas que podrían aportar a la PYME. Esta situación hace que se hayan cobrado unos verdaderos dinerales por un servicio, en ocasiones, francamente deficiente.

Pero hemos llegado a la era de lo que se llama RRPP 2.0, es decir, la sinergia entre eventos y redes sociales. Quizá sea esta disciplina la que más saca a relucir el potencial de las nuevas tecnologías. El problema es que, como casi todo lo nuevo, una vez más empezamos a ver como algunos empiezan a cobrar precios realmente prohibitivos por estos servicios.

La verdad es que alguien debería intentar pinchar este germen de burbuja antes de que nos estalle en la cara. Y lo cierto es que existen alternativas a la hora de organizar un evento, algunas de las cuales se adaptan bastante bien a las necesidades de la pequeña empresa. Por tanto valdría la pena analizarlas.

En primer lugar, habría que diferenciar el tipo de evento que se quiere promocionar, no es lo mismo organizar una feria de promoción (en la que no se va a percibir un ingreso directo por el evento) que una acción de formación (que suelen implicar un coste para el asistente). Partiendo de esta base, podremos pensar fórmulas alternativas para organizarlo.

En el caso de una feria o cualquier otro tipo de evento de promoción, lo cierto es que el coste directo es innegable, por lo que no podremos evitar prácticamente en ningún caso tener que pagar por el servicio de organización y grabación del mismo. A lo máximo que se puede llegar es la solución clásica de juntar a varias empresas del mismo sector o buscar patrocinadores para sufragar los costes entre todos.

No obstante, empiezan a ponerse de moda las llamadas ferias virtuales, que no son otra cosa más que una web en la que se van pasando presentaciones grabadas de los ponentes elegidos (generalmente en diferido, aunque también existe la posibilidad del directo), con el apoyo evidente de viralización de las redes sociales. En el caso del diferido, el coste es notablemente inferior a la opción del directo, por lo que puede servir para muchos casos.

Pero llegamos al caso más interesante, y es en los eventos de pago donde una solución más evidente puede salir a la luz. Hay algunas agencias que comienzan a adoptar este modelo con un éxito bastante evidente. No es otro que el de cobrar una comisión de los ingresos que el organizador del evento perciba por su trabajo.

Puede parecer una herejía, pero lo cierto es que, en la inmensa mayoría de los casos, funciona. Tiene la ventaja evidente de que, al conocer la estructura de costes, el organizador puede saber en todo momento cuánto dinero está ganando, además, al no tener problemas en cuánto al servicio de organización, le podrá resultar más fácil captar patrocinadores, ya que se asegura un servicio profesional.

Una de las razones por las cuales se realizan pocos eventos, es la enorme inversión que muchos de ellos suponen. Habrá quién argumente que el servicio así lo vale, a lo que yo le responderé que importa muy poco lo que el servicio valga si quién debe contratarlo no puede pagarlo de ninguna de las maneras por mucho que lo desearan.

Las empresas de organización de eventos suelen requerir de importantes inversiones en bienes de equipo, y si esas inversiones no están generando flujo de caja de manera permanente (aunque sea menor al deseado), estamos desaprovechando oportunidades tremendas para asegurar la supervivencia del negocio.

Dicho en román paladino: hemos malgastado nuestros valiosos recursos en equipos que se mantienen ociosos. Y nadie puede permitirse eso. Ya llegarán tiempos mejores, no lo dude, pero su primera preocupación debe ser mantener su situación en el mercado, hasta que llegue la oportunidad de mejorarla.

Jorge Ignacio Mata Arribas – Gerente de JMA Asesores

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Publicado en Comunicación y Gabinete de Prensa

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